Home / Communicatie / Aanpak tijdens planfase
Tijdens de extra consultatieronde eind 2008 - begin 2009 presenteerden 3 marktpartijen hun plannen aan het publiek. © Archief Projectbureau A2 Maastricht

Communicatie tijdens de planfase

Al bij de planvoorbereiding voor A2 Maastricht vanaf 2003 werden omwonenden, woningcorporaties, actiegroepen, eigenaren van de te verwerven percelen, maatschappelijke partners, scholen, raadsleden en (vak)pers actief betrokken. Dat ging van informeren en raadplegen tot meedenken, coproduceren en (zelf) uitvoeren. Doel hiervan was om iedereen mee te nemen in het omvangrijke karakter van het project, en soepeler de verschillende wettelijke procedures te kunnen doorlopen. 

Eén gezamenlijk projectbureau

Vanaf de start vormden de overheidspartners, Rijkswaterstaat, gemeente Maastricht, Provincie Limburg en gemeente Meerssen, een gezamenlijke projectorganisatie ter voorbereiding van A2 Maastricht: samenwerking is zoveel meer dan alleen afstemming! Het projectbureau werd bemenst door medewerkers van de verschillende overheidspartners volgens het principe van het IPM-model (Integraal Projectmanagement) en had ook (financieel) mandaat om zelfstandig beslissingen te nemen. Binnen het IPM-team kregen de communicatiemanager en omgevingsmanager een sterke positie. De samenwerkende overheden spraken bovendien centrale coördinatie van communicatie en woordvoering af. In de samenwerkingsovereenkomst van 2006 werd dit contractueel vastgelegd.

Drie centrale overlegstructuren

2004: A2-Buurtenplatform

Om de acht buurten (Amby, Limmel. Nazareth, Wyckerpoort, Wittervrouwenveld, Scharn, Heer, Eyldergaard en de Heeg) rondom het A2-plangebied vroegtijdig bij de planvorming te betrekken, werd in 2004 het A2-Buurtenplatform opgericht. Zo kon de informatieverstrekking vanuit het Projectbureau A2 Maastricht aan en het overleg met de afzonderlijke buurtplatforms op één centrale plek worden georganiseerd. Ad Lutters werd door het platform zelf als onafhankelijk voorzitter gekozen en benoemd. Hij zorgde ervoor dat de buurten op één lijn kwamen en bleven, en deed dat tot begin 2018. Het projectbureau stelde een budget ter beschikking voor onafhankelijke secretariële ondersteuning. Voor de buurtkaders waren tijdens de planvoorbereiding vooral de eisen en wensen voor de A2-plannen belangrijk en de effecten op hun buurt.

Laatste overlegvergadering A2-Buurtenplatform met A2-Maastricht - jan 2018.jpg
Leden van het A2-Buurtenplatform na de laatste vergadering met Avenue2 en Projectbureau (2018). © Archief Projectbureau A2 Maastricht

Betrokken van begin tot eind

Bijzonder was dat zowel het A2-Buurtenplatform als vertegenwoordigers van het bedrijfsleven (het latere A2-Bedrijvenplatform) de kans kregen om te reageren op het concept Programma van Eisen. Hierin legden de publieke opdrachtgevers vast waaraan het integrale totaalplan voor A2 Maastricht minimaal moest voldoen, als een soort basiseisen. Tijdens de aanbestedingsfase, die normaal gesproken achter gesloten deuren plaatsvindt, hadden beide platforms een ontmoeting met de drie marktpartijen. Na gunning werd het periodiek overleg tussen de platforms met opdrachtgever en bouwer voortgezet. Beide platforms hebben met A2 Maastricht samengewerkt tot begin 2018. Ad Lutters - van 2004 tot en met 2018 voorzitter van het A2-Buurtenplatform - heeft de samenwerking geëvalueerd in een rapport.

Bennie van Est, Math Dupuits en Ad Lutters.jpg

"We hebben moeten vechten soms, en ook niet alles gewonnen. Maar we hebben als eenvoudige burgers en goedbedoelende vrijwilligers toch veel voor elkaar gekregen."

Lees het interview met leden van het A2-Buurtenplatform over hun inbreng.

A2-Bedrijvenplatform tijdens laatste overlegvergadering - feb 2018.jpg
Laatste vergadering A2-Bedrijvenplatform met Avenue2 en Projectbureau (2018). © Archief Projectbureau A2 Maastricht

2005: A2-Bedrijvenplatform

Naar aanleiding van de consultatie op het concept Programma van Eisen namen de Kamer van Koophandel (Kvk), de Limburgse Werkgevers Vereniging en het projectbureau in 2005 ook het initiatief tot oprichting van het A2-Bedrijvenplatform, met Frans Koelman als voorzitter. In dit platform zaten vijftien vertegenwoordigers van belangenverenigingen en het Maastrichtse en regionale bedrijfsleven. Het grote thema voor deze belangenorganisatie was de bereikbaarheid van de stad tijdens de bouw én in de eindsituatie.

 

Bij het platform waren aangesloten: bedrijven van Amby, Beatrixhaven, binnenstad, Bosscherveld, Céramique, Geusselt, Randwijck Noord, Wittevrouwenveld, Wyck, bedrijventerrein Eijsden-Gronsveld, ondernemers Meerssen, Federatie Ondernemers Maastricht, Kamer van Koophandel Zuid-Limburg, Limburgse Werkgevers Vereniging, Samenwerkende Hotels Maastricht, Transport en Logistiek Nederland en VVV Maastricht. De eerste jaren zorgde de KvK voor een onafhankelijke beleidsmatige en secretariële ondersteuning. Bij vertrek van de KvK uit Maastricht heeft het projectbureau een budget verstrekt voor onafhankelijke secretariële ondersteuning. Het A2-Bedrijvenplatform bleef tot in 2017 actief. 

Frans Koelman, Peter Haremaker en Roger Heuts.jpg

"Tijdens vergaderingen kregen we uitleg over wat ging gebeuren en welke knelpunten dat kon opleveren. Ook konden we eigen punten inbrengen. Dat begon tijdens de ontwerpfase. Later werden we nauw betrokken bij de planning van de uitvoering. Alles was bespreekbaar."

Lees het interview met leden van het A2-Bedrijvenplatform.

2003: A2-werkgroep

De leden van gemeenteraad van Maastricht maakten bij de start van A2 Maastricht zelf de inschatting dat het project te omvangrijk zou worden om gevolgd te worden door de voltallige gemeenteraad. Daarom werd besloten tot het formeren van een soort ‘kopgroep’. En zo werd in 2003 de A2-werkgroep opgericht op initiatief van de raadscommissie Stadsbeheer, Milieu en Mobiliteit (SMM) onder leiding van Bert Jongen. CDA-gemeenteraadslid Peter Geelen werd voorzitter. Hij heeft deze taak tot de laatste vergadering in begin 2017 uitgeoefend.

Afbeelding 069.jpg
De A2-Werkgroep bij de Paardentunnel in aanbouw (2012). © Archief Projectbureau A2 Maastricht

De A2-werkgroep bestond uit ongeveer tien leden die periodiek bij elkaar kwamen en zich lieten informeren door Projectbureau A2 Maastricht en later ook door opdrachtnemer Avenue2. De vergaderingen van de werkgroep werden openbaar aangekondigd. De werkgroep maakte geen notulen, maar legde wel verantwoording af aan de commissie SMM. Verder was één van de basisafspraken om in de A2-werkgroep geen politiek te bedrijven. Het overkoepelend belang van het project en de schakelfunctie van de A2-werkgroep tussen gemeenteraad, projectorganisatie en bevolking stond voorop.

Peter Geelen, Tiny Meese en Ed Sabel.jpg

"Ook dat hoort bij het werk van een gemeenteraadslid: uitleggen aan mensen dat het algemeen belang het soms onmogelijk maakt oplossingen te vinden voor individuele burgers."

Lees het interview met Ed Sabel, Peter Geelen, en Tiny Meese van de A2-werkgroep.

2005-2007: extra consultatierondes vóór en tijdens aanbesteding

Vóór de start van de aanbestedingsprocedure werd een Programma van Eisen opgesteld. Dit document bestond uit een aantal 'basiseisen' (regels en voorwaarden) waaraan het integrale plan van marktpartijen minimaal moest voldoen. Projectbureau A2 Maastricht koos ervoor om het concept (voorlopig) Programma van Eisen van 16 tot en met 30 maart 2005 ter inzage te leggen voor belangstellenden. Overkoepelende belangengroepen van buurtraden, bedrijfsleven en maatschappelijke organisaties werden uitgenodigd voor een mondelinge consultatie op het concept. Zo werden eisen, wensen en aandachtspunten over bijvoorbeeld tijdelijke bereikbaarheid en hinder tijdens de bouw opgehaald bij de verschillende stakeholders. De terinzagelegging van het Programma van Eisen was uitzonderlijk: dit gebeurt in de regel niet bij (privaatrechtelijke) contractdocumenten voor een Europese aanbestedingsprocedure. 

 

Tijdens de aanbestedingsfase, die normaal gesproken achter gesloten deuren plaatsvindt, hadden het A2-Buurtenplatform en het A2-Bedrijvenplatform ook  een ontmoeting met de drie marktpartijen. Daarin konden beide platforms hun wensen, ideeën en zorgen kenbaar maken. Later volgde een grootschalige stadsconsultatie. 

Feiten en cijfers stadsbrede consultatieronde 2008-2009

  • 3 plannen tijdens aanbesteding
  • 3.590 bezoekers aan consultatiecentrum
  • 261 ingevulde Consultatiewijzers (waarvan 21 door belangenorganisaties)
  • 3.500 inhoudelijke reacties leiden tot wijzigingen in de plannen, waarvan 11 wijzigingen en 2 nieuwe opties in het plan de Groene Loper van Avenue2.
Désirée Florie en Bart Grote.jpg

"Wij moesten ons plan tijdens de race presenteren aan het publiek. We merkten daardoor dat wij dit plan niet maakten voor de opdrachtgever of onszelf, maar voor de mensen in de stad."

Lees het interview met Bart Grote, omgevingsmanager Avenue2, en Désirée Florie.

2008-2009: presentatie drie plannen aan het grote publiek 

Na het plaatsen van de advertentie voor de Europese aanbesteding van het project A2 Maastricht eind 2006, werden in maart 2007 vijf marktpartijen geselecteerd en uitgenodigd om een visie op hoofdlijnen te maken. Drie partijen daarvan mochten hun visie op het integrale gebiedsontwerp verder uitwerken. Dat was de start van een breed publiek proces. Via een stadsbrede consultatieronde van medio november 2008 tot medio januari 2009 presenteerden de drie partijen hun plan aan het grote publiek. Een hoogst ongebruikelijke stap in een aanbestedingsprocedure. De gemeente Maastricht wilde met deze extra, vrijwillige (dus juridisch niet verplichte) consultatie de marktpartijen al in een vroeg stadium in contact brengen met de stad. Een opzet die slaagde. Zo’n 3.590 mensen bezochten de consultatiemarkt. Vooral inwoners uit de aangrenzende A2-wijken, maar ook journalisten en (belangen)organisaties. Iedereen dit dat wilde, kon zijn of haar mening geven op de verschillende plannen. Vooraf vond er actieve voorlichting plaats over de spelregels. 

  • Tijdens de extra consultatieronde (eind 2008 - begin 2009) kon iedereen de drie plannen in het Informatiecentrum bekijken en erop reageren. © Archief Projectbureau A2 Maastricht Tijdens de extra consultatieronde (eind 2008 - begin 2009) kon iedereen de drie plannen in het Informatiecentrum bekijken en erop reageren. © Archief Projectbureau A2 Maastricht
  • Tijdens de extra consultatieronde (eind 2008 - begin 2009) kon iedereen de drie plannen in het Informatiecentrum bekijken en erop reageren. © Archief Projectbureau A2 Maastricht Tijdens de extra consultatieronde (eind 2008 - begin 2009) kon iedereen de drie plannen in het Informatiecentrum bekijken en erop reageren. © Archief Projectbureau A2 Maastricht
  • Tijdens de extra consultatieronde (eind 2008 - begin 2009) kon iedereen de drie plannen in het Informatiecentrum bekijken en erop reageren. © Archief Projectbureau A2 Maastricht Tijdens de extra consultatieronde (eind 2008 - begin 2009) kon iedereen de drie plannen in het Informatiecentrum bekijken en erop reageren. © Archief Projectbureau A2 Maastricht
  • Tijdens de extra consultatieronde (eind 2008 - begin 2009) kon iedereen de drie plannen in het Informatiecentrum bekijken en erop reageren. © Archief Projectbureau A2 Maastricht Tijdens de extra consultatieronde (eind 2008 - begin 2009) kon iedereen de drie plannen in het Informatiecentrum bekijken en erop reageren. © Archief Projectbureau A2 Maastricht
  • Tijdens de extra consultatieronde kon iedereen de drie plannen in het Informatiecentrum bekijken en erop reageren. © Archief Projectbureau A2 Maastricht Tijdens de extra consultatieronde kon iedereen de drie plannen in het Informatiecentrum bekijken en erop reageren. © Archief Projectbureau A2 Maastricht
  • Tijdens de extra consultatieronde (eind 2008 - begin 2009) kon iedereen de drie plannen in het Informatiecentrum bekijken en erop reageren. © Archief Projectbureau A2 Maastricht Tijdens de extra consultatieronde (eind 2008 - begin 2009) kon iedereen de drie plannen in het Informatiecentrum bekijken en erop reageren. © Archief Projectbureau A2 Maastricht
  • Tijdens de extra consultatieronde (eind 2008 - begin 2009) kon iedereen de drie plannen in het Informatiecentrum bekijken en erop reageren. © Archief Projectbureau A2 Maastricht Tijdens de extra consultatieronde (eind 2008 - begin 2009) kon iedereen de drie plannen in het Informatiecentrum bekijken en erop reageren. © Archief Projectbureau A2 Maastricht
  • Tijdens de extra consultatieronde (eind 2008 - begin 2009) kon iedereen de drie plannen in het Informatiecentrum bekijken en erop reageren. © Archief Projectbureau A2 Maastricht Tijdens de extra consultatieronde (eind 2008 - begin 2009) kon iedereen de drie plannen in het Informatiecentrum bekijken en erop reageren. © Archief Projectbureau A2 Maastricht
  • Tijdens de extra consultatieronde (eind 2008 - begin 2009) kon iedereen de drie plannen in het Informatiecentrum bekijken en erop reageren. © Archief Projectbureau A2 Maastricht Tijdens de extra consultatieronde (eind 2008 - begin 2009) kon iedereen de drie plannen in het Informatiecentrum bekijken en erop reageren. © Archief Projectbureau A2 Maastricht

Website, nieuwsbrief en infocentrum

De stadsbrede consultatieronde was de start van een breed publiek proces. En dus werden in de aanloop ernaartoe ook de communicatiemiddelen uitgebreid. In november 2007 verscheen de eerste papieren nieuwsbrief 'Ma2stricht Actueel', om omwonenden en geïnteresseerden te informeren over de voortgang, de te doorlopen stappen en mogelijkheid tot inspraak. Deze gedrukte krant werd tot 2011 vier keer per jaar in een oplage van 30.000 stuks huis-aan-huis verspreid in de A2-buurten. In januari 2008 ging de projectwebsite in de lucht. In het voorjaar van 2009 opende ook het Informatiecentrum A2 Maastricht in een te slopen schoolgebouw langs het A2-tracé. 

2009 - 2010: inspraak op het winnende plan de Groene Loper

In 2009 werd uit de drie plannen de Groene Loper van Avenue2 gekozen tot winnende plan. Vanaf dat moment richtte de communicatie zich op de inhoud, zodat mensen de Groene Loper steeds beter leerden kenden als totaalplan voor Maastricht-Oost. De wettelijke procedures moesten toen nog – op basis van de Groene Loper – worden afgerond.  En dus was de volgende uitdaging om de technische, specialistische documenten van het Ontwerp-Tracébesluit met milieueffectrapport (OTB/MER) en de Ontwerp-Bestemmingsplannen (OBP) te vertalen naar begrijpelijke informatie voor iedereen. Het projectbureau en Avenue2 ontwikkelden publieksvriendelijke samenvattingen, om iedereen inzicht te geven in de hoofdlijnen van het plan de Groene Loper en de effecten ervan op onder meer verkeer, geluid, lucht, natuur en landschap. Via allerlei kanalen (advertenties, brieven, digitale voortgangsberichten en de papieren nieuwsbrief) werd aan belanghebbenden en geïnteresseerden duidelijk gemaakt op welke manier zij het Ontwerp-Tracébesluit met milieueffectrapport en de Ontwerp-Bestemmingsplannen konden inzien en hoe zij konden reageren.

nieuwsbrief.JPG
Vanaf begin 2009 konden geïntereerden terecht bij het Infocentrum. © Archief Projectbureau A2 Maastricht

In het Informatiecentrum werden verder persbriefings georganiseerd en inloopavonden voor het brede publiek. Daar waren dan specialisten bij aanwezig voor toelichting en het beantwoorden van vragen. Op informatiepanelen stond uitleg over de verschillende thema’s (zoals tijdelijke bereikbaarheid, natuur, luchtkwaliteit en geluid). En er was een film, maquette en 3D-animatie. Direct betrokkenen, zoals omwonenden, ontvingen een persoonlijke uitnodiging. 

  • Tijdens inloopavonden krijgen geïnteresserden uitleg over de plannen voor A2 Maastricht. © Archief Projectbureau A2 Maastricht Tijdens inloopavonden krijgen geïnteresserden uitleg over de plannen voor A2 Maastricht. © Archief Projectbureau A2 Maastricht
  • Er is allerlei infomateriaal: van nieuwsbrieven en publieksvriendelijke samenvattingen tot compete klappers met de volledige OTB/MER-stukken. © Archief Projectbureau A2 Maastricht Er is allerlei infomateriaal: van nieuwsbrieven en publieksvriendelijke samenvattingen tot compete klappers met de volledige OTB/MER-stukken. © Archief Projectbureau A2 Maastricht
  • Ook basisschoolkinderen bezoeken het Infocentrum. © Archief Projectbureau A2 Maastricht Ook basisschoolkinderen bezoeken het Infocentrum. © Archief Projectbureau A2 Maastricht
  • Infopanelen vertellen bezoekers meer over plan Groene Loper en de milieueffecten. © Archief Projectbureau A2 Maastricht Infopanelen vertellen bezoekers meer over plan Groene Loper en de milieueffecten. © Archief Projectbureau A2 Maastricht
  • Een 'wegwijsoverzicht' maakt inzichtelijk welke procedures doorlopen moeten worden en wie daarvoor bevoegd gezag is. © Archief Projectbureau A2 Maastricht. Een 'wegwijsoverzicht' maakt inzichtelijk welke procedures doorlopen moeten worden en wie daarvoor bevoegd gezag is. © Archief Projectbureau A2 Maastricht.
  • Aan de maquette krijgen bezoekers uitleg over het totale verkeerssysteem. © Archief Projectbureau A2 Maastricht. Aan de maquette krijgen bezoekers uitleg over het totale verkeerssysteem. © Archief Projectbureau A2 Maastricht.

Alle binnengekomen reacties (formeel: zienswijzen) op het OTB/MER en de Ontwerp-Bestemmingsplannen werden per thema, en voorzien van antwoord door het bevoegd gezag, gebundeld in een Nota van Antwoord. Deze Nota van Antwoord was digitaal beschikbaar via de websites van Centrum Publieksparticipatie (CPP) en A2 Maastricht. Personen die een zienswijze hadden ingediend, kregen hierover persoonlijk bericht en werden ook geïnformeerd over de mogelijkheid om beroep aan te tekenen. Deze persoonlijke benadering en de transparante (open en eerlijke) communicatie werd in de navolgende jaren doorgezet. Vanaf 2011 stonden niet meer de planprocedures, maar de uitvoeringswerkzaamheden centraal in communicatie.

Top